Les mails de départ de l'entreprise client
Lorsqu'un employé quitte une entreprise, il est important de bien gérer le départ pour ne pas léser les clients. Cela inclut l'envoi de mails de départ à la clientèle afin de les informer de la séparation et de planifier la transition en douceur. Dans cet article, nous allons explorer les différents types de mails de départ pour les clients et les collègues, ainsi que des exemples et des conseils pour les rédiger efficacement.
Les types de mails de départ
Il existe plusieurs types de mails de départ que vous pouvez envoyer à vos clients pour les informer de votre départ de l'entreprise. Voici les plus courants :
1. Annonce du départ
Le premier type de mail de départ est l'annonce du départ. Ce mail sert à informer les clients que l'employé est en train de quitter l'entreprise. Il peut être envoyé par l'employé ou par l'entreprise elle-même.
Dans ce mail, il est important de :
- Annoncer le départ de façon claire et concise ;
- Préciser la date de départ ;
- Dire au revoir aux clients.
Exemple :
Cher client,
Je tiens à vous informer de mon départ de l'entreprise XX. Mon dernier jour de travail sera le XX/XX/XXXX. J'ai apprécié de travailler avec vous et je vous remercie pour votre coopération. Je suis convaincu que l'entreprise continuera à vous fournir un excellent service à l'avenir.
2. Annonce du remplaçant
Le deuxième type de mail de départ est l'annonce du remplaçant. Ce mail informe les clients du nom et des coordonnées du remplaçant de l'employé qui quitte l'entreprise. L'objectif de ce mail est de faciliter la transition pour les clients qui ont l'habitude de traiter avec l'employé qui part.
Dans ce mail, il est important de :
- Annoncer le départ de façon claire et concise ;
- Informer les clients du nom et des coordonnées du remplaçant ;
- Indiquer à partir de quelle date le remplaçant sera disponible.
Exemple :
Cher client,
Je tiens à vous informer de mon départ de l'entreprise XX. Mon dernier jour de travail sera le XX/XX/XXXX. Je suis heureux de vous annoncer que mon remplaçant, Monsieur Y, sera disponible à partir du XX/XX/XXXX. Vous pouvez le contacter à l'adresse mail suivante : [adresse mail du remplaçant].
3. Remerciement
Le troisième type de mail de départ est le remerciement. Ce mail est envoyé par l'employé qui quitte l'entreprise pour remercier les clients de leur collaboration. C'est une façon de dire au revoir et de maintenir une bonne relation avec les clients.
Dans ce mail, il est important de :
- Remercier les clients pour leur collaboration ;
- Dire au revoir aux clients ;
- Indiquer que l'entreprise continuera de fournir un excellent service à l'avenir.
Exemple :
Cher client,
Je tiens à vous remercier pour votre collaboration et votre soutien durant mon temps à l'entreprise XX. J'ai apprécié de travailler avec vous et j'ai appris beaucoup grâce à votre expertise. Mon dernier jour de travail est le XX/XX/XXXX. Je suis confiant que l'entreprise continuera de vous fournir un excellent service à l'avenir.
Les conseils pour rédiger un mail de départ efficace
Voici quelques conseils pour rédiger un mail de départ efficace :
1. Soyez clair et concis
Il est important d'être clair et concis dans votre mail de départ. Évitez les formulations vagues ou trop longues. Les clients doivent comprendre rapidement et facilement ce qui se passe.
2. Utilisez un ton professionnel
Même si vous êtes en train de dire au revoir aux clients, il est important de rester professionnel. Utilisez un ton respectueux et poli.
3. Évitez les informations confidentielles
N'incluez pas d'informations confidentielles dans votre mail de départ. Cela inclut les données sensibles sur les clients, les projets en cours, les plans futurs de l'entreprise, etc.
4. Prévoyez une transition en douceur
Si vous avez l'intention de rester en contact avec les clients après votre départ, vous pouvez inclure vos coordonnées personnelles dans le mail de départ. Sinon, assurez-vous que vos clients sachent comment contacter votre remplaçant.
5. Restez positif
Même si vous quittez l'entreprise pour des raisons négatives, il est important de rester positif dans votre mail de départ. Évitez les critiques et restez professionnel.
Les exemples de mails de départ
Voici quelques exemples de mails de départ pour les clients :
Exemple 1 : Annonce du départ
Cher client,
Je vous informe que le XX/XX/XXXX sera mon dernier jour de travail chez l'entreprise XX. J'ai apprécié de travailler avec vous et je vous remercie pour votre coopération. Je suis convaincu que l'entreprise continuera de vous fournir un excellent service à l'avenir.
(www.ionos.fr/digitalguide/e...)
Exemple 2 : Annonce du remplaçant
Cher client,
Je vous informe que je quitte l'entreprise XX le XX/XX/XXXX. Je suis heureux de vous annoncer que mon remplaçant, Monsieur Y, sera disponible à partir du XX/XX/XXXX. Vous pouvez le contacter à l'adresse mail suivante : [adresse mail du remplaçant].
(www.alloextra.com/info/emai...)
Exemple 3 : Remerciement
Cher client,
Je tiens à vous remercier pour votre collaboration et votre soutien durant mon temps à l'entreprise XX. Mon dernier jour de travail est le XX/XX/XXXX. Je suis confiant que l'entreprise continuera de vous fournir un excellent service à l'avenir.
(www.juristique.org/social/n...)
Conclusion
Les mails de départ pour les clients sont essentiels pour faciliter la transition et maintenir une bonne relation avec les clients. Il existe plusieurs types de mails de départ, y compris l'annonce du départ, l'annonce du remplaçant et le remerciement. Lorsque vous rédigez un mail de départ, il est important d'être clair, concis et professionnel, tout en évitant les informations confidentielles et les critiques. Avec les exemples et les conseils fournis dans cet article, vous pourrez rédiger des mails de départ efficaces qui maintiendront une bonne relation avec vos clients.
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Cher client,
Vous avez bénéficié de notre service et de nos produits depuis de nombreuses années et nous sommes heureux d’avoir contribué à votre succès.
Malheureusement, nous devons vous annoncer que nous décidons de fermer notre entreprise cliente. Nous sommes conscients que cette fermeture sera difficile pour vous, et nous sommes désolés de devoir prendre cette décision.
Nous souhaitons tout d’abord vous remercier de la confiance que vous nous avez témoignée ces dernières années. Nous espérons que vous trouverez une entreprise capable de se substituer à nous afin de poursuivre un niveau de service élevé.
Nous ferons tout notre possible pour vous faciliter cette période de transition. Nous organiserons une réunion pour discuter des questions spécifiques et nous mettrons en place des protocoles pour nous assurer que la fermeture se déroulera de manière ordonnée.
Merci encore pour votre soutien et votre confiance.
Cordialement,
[Nom de l'entreprise]
PS : Personnellement, j'ai développé de très bons liens avec vous au cours de ces années, et j'espère que nos chemins se croiseront à nouveau dans le futur.