Comment rédiger un mail de départ aux clients ?
Lorsqu'un employé quitte une entreprise, il est important pour lui d'informer non seulement ses collègues, mais également ses clients. Les clients sont la colonne vertébrale de toute entreprise, et il est crucial de maintenir une relation cordiale avec eux. Dans cet article, nous aborderons les meilleures pratiques pour écrire un mail de départ aux clients.
Pourquoi est-il important d'informer les clients de son départ ?
Les clients ont une relation professionnelle avec l'entreprise plutôt qu'avec l'employé. Cependant, ils ont tendance à créer une relation de confiance avec les personnes avec lesquelles ils travaillent. Lorsqu'un employé quitte l'entreprise, cela peut avoir un impact sur la relation client-entreprise. En informant les clients de son départ, l'employé s'assure que les clients ne sont pas pris au dépourvu et que la transition se fait sans heurts.
Quelques conseils pour rédiger un mail de départ aux clients
Soyez professionnel
Lors de la rédaction d'un mail de départ aux clients, il est important d'être professionnel. Vous devez être formel, clair et précis. Les clients doivent sentir que leur travail est entre de bonnes mains et que la qualité du service ne sera pas affectée.
Annoncez votre départ
Lors de la rédaction d'un mail de départ aux clients, la première chose à faire est d'annoncer son départ. Vous pouvez commencer le mail en disant quelque chose comme : "Je vous écris pour vous informer que je quitte l'entreprise le XX/XX/XXXX". Cela permettra aux clients de comprendre que vous n'êtes plus en mesure de les aider.
Dites "au revoir"
Votre mail de départ doit être poli et courtois. Il est important de dire au revoir aux clients et de leur faire savoir que vous avez apprécié travailler avec eux. Vous pouvez inclure une phrase telle que : "Je vous remercie pour votre coopération ces dernières années. J'ai apprécié travailler avec vous et j'espère que vous continuerez de travailler avec l'entreprise".
Nommez votre remplaçant
Si vous pouvez nommer votre remplaçant dans le mail de départ, cela peut être utile pour les clients. Ils sauront qui contacter si besoin, et cela peut les rassurer quant à la continuité de leur travail avec l'entreprise.
Donnez des instructions de suivi
Il est important de donner des instructions de suivi aux clients, afin qu'ils sachent quoi faire après votre départ. Vous pouvez leur donner les coordonnées de votre remplaçant ou leur dire à qui s'adresser en cas de besoin.
Soyez bref
Il est important de garder le mail bref et concis. Les clients ne veulent pas lire un roman et veulent simplement savoir que leur relation professionnelle avec l'entreprise est en sécurité.
Exemples de mails de départ aux clients
Exemple 1
Objet: Avis de départ
Cher client,
Je voulais juste vous informer que je quitte l'entreprise le XX/XX/XXXX. Je tenais à vous remercier pour votre confiance en moi et pour notre relation de travail couronnée de succès.
Je suis fier du travail que j'ai accompli avec vous et j'espère que vous continuerez à travailler avec l'entreprise. Si vous avez besoin de quoi que ce soit dans le futur, sachez que [nom de mon remplaçant] sera en mesure de vous aider.
Je vous remercie encore une fois pour votre coopération et je vous souhaite tout le succès possible à l'avenir.
Cordialement,
[Votre nom]
Exemple 2
Objet: Changement de personnel
Cher client,
Je voulais vous informer que je quitte l'entreprise le XX/XX/XXXX. Je tiens à vous remercier de votre coopération et de votre soutien, et j'espère que notre relation de travail a été mutuellement bénéfique.
Je souhaite vous rassurer quant à la continuité de votre travail avec l'entreprise. [Nom de mon remplaçant], qui est actuellement en poste, prendra la relève et sera votre nouveau contact.
Je reste disponible si vous avez des questions, et je vous remercie encore une fois pour votre collaboration.
Cordialement,
[Votre nom]
Conclusion
Rédiger un mail de départ aux clients peut être difficile, mais c'est une étape importante à franchir lorsqu'on quitte une entreprise. En suivant les conseils donnés ci-dessus, vous pouvez garantir que les clients sont informés et que leur relation professionnelle avec l'entreprise reste en sécurité.
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Nous avons le regret de vous annoncer que nous fermons nos portes à partir du [date]. Ce fut une décision difficile à prendre, mais après de longues années de service, nous estimons avoir fait le tour de ce que nous devions accomplir.
Nous voulons remercier nos clients fidèles qui nous ont soutenus et encouragés tout au long de notre existence. Nous espérons que vous trouverez un autre lieu qui offrira des services comparables.
Merci encore pour votre soutien et votre confiance.
Cordialement,
[Nom de l'entreprise]
PS: Personnellement, je tiens à remercier tous les clients qui se sont présentés ici au fil des années. J'ai appris tellement de choses grâce à vous et je vais toujours me souvenir des moments passés ici avec vous.